Urząd Miasta z potwierdzonym ISO - ponad 92% celów spełnionych i usprawnienia dla interesantów

W Częstochowie urząd ponownie przeszedł zewnętrzny audit, który potwierdził działanie systemu jakości. W korytarzach urzędu słychać mniej biurokratycznego zgrzytu, a w dokumentach pojawiają się konkretne liczby – audytorzy wskazali wysoki wskaźnik realizacji celów. To nie tylko pieczątka w teczce, lecz też zestaw drobnych zmian, które mają ułatwić życie mieszkańcom.

• Co audyt w Częstochowie potwierdził o pracy urzędu
• Zintegrowany System Zarządzania Jakością - dowody, zmiany i kontrole

Co audyt w Częstochowie potwierdził o pracy urzędu

Przeprowadzony przez Polskie Centrum Badań i Certyfikacji SA audit ocenił skuteczność funkcjonowania systemu zarządzania jakością w Urzędzie Miasta. W raporcie auditorzy odnotowali, że kierownictwo i wydziały dokumentują działania i monitorują wyniki – co przełożyło się na „wysoki stopień realizacji celów jakościowych wraz z osiągniętymi miernikami we wszystkich audytowanych wydziałach - ponad 92 %”. Działania te są poddawane stałej analizie m.in. podczas cotygodniowych kolegiów Prezydenta Miasta, gdzie omawiane są czynniki wewnętrzne i zewnętrzne wpływające na realizację zadań.

Zintegrowany System Zarządzania Jakością - dowody, zmiany i kontrole

Zintegrowany System Zarządzania Jakością działa w Urzędzie od 2004 r., a jego Księga Jakości została zaktualizowana w 2025 r. System łączy kontrole zarządcze z mechanizmami doskonalenia procesów, a w praktyce oznacza to zarówno strategiczne przeglądy, jak i konkretne usprawnienia obsługi interesantów. W dokumentacji urzędu auditorzy znaleźli dowody przeprowadzania auditów wewnętrznych, przeglądów zarządzania oraz wdrażania działań usprawniających. Do wymienionych zmian należą wprowadzenie:

• Asystenta Mieszkańca,
• 6 mobilnych miniopłatomatów,
• bardziej elastyczny czas pracy urzędu.

Dodatkowo urząd deklaruje coroczne badanie satysfakcji interesantów, a nad realizacją celów czuwa Pełnomocnik Prezydenta ds. ISO wraz z Zespołem Audytu Wewnętrznego. Certyfikat, potwierdzający zgodność z normą PN-EN ISO 9001: 2015-10 w zakresie usług administracji publicznej, jest ważny do listopada 2028 r.

Bieżący certyfikat nie tylko potwierdza wewnętrzne procedury, ale też pełni funkcję zewnętrznego znaku wiarygodności wobec partnerów i inwestorów.

W praktyce - co można zauważyć i czego oczekiwać dalej

Dla mieszkańca skutki tej certyfikacji mogą być bardziej prozaiczne niż formalne: krótsze procedury, lepsza informacja i łatwiejsze płatności. Z działań wymienionych w raporcie warto zwrócić uwagę na kilka elementów, które realnie wpływają na codzienne kontakty z urzędem:

• łatwiejsze dokonywanie opłat dzięki 6 mobilnym miniopłatomatom,
• wsparcie i wskazówki podczas załatwiania spraw przez Asystenta Mieszkańca,
• większa dostępność usług dzięki elastycznym godzinom pracy,
• możliwość wpływania na jakość usług poprzez coroczne badania satysfakcji interesantów.

Posiadanie certyfikatu ISO to także sygnał dla przedsiębiorców i partnerów o stabilności procedur urzędowych. W praktyce dla miasta oznacza to lepsze przygotowanie do obsługi inwestycji i bardziej przewidywalne relacje z otoczeniem gospodarczym.

na podstawie: Urząd Miasta Częstochowa.